¿Qué es un fichero de datos de carácter personal?

La Ley orgánica de protección de datos de carácter personal (LOPD) de 1.999 define los ficheros como el conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que sea la forma y modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso; como dato personal la Ley considera cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables.

-         O sea: que la ley se aplica a la agenda de contactos que tengo en mi teléfono con nombre, teléfono, email y “careto” de todos mis amigos y conocidos

-         No. Aunque se trata de un fichero, la LOPD no se aplica a los que se tengan por personas físicas para usos personales o domésticos

-         ¿Y si soy un dentista o un abogado?

-         Entonces la cosa cambia: todos los datos de tus clientes están sujetos al ámbito de aplicación de la ley, formando uno o varios ficheros según lo tengas organizado

-         ¿Y qué obligaciones tengo?

-         La LOPD impone, como obligación previa a la creación de cualquier fichero, proceder a su inscripción en el Registro que la Agencia Española de Protección de Datos tiene habilitado al efecto

-         Pero, si inscribo el fichero estoy vulnerando el deber de sigilo profesional para con mis clientes

-         En modo alguno. En el Registro sólo se inscribe la existencia del fichero, su objeto y protección; en modo alguno se publica su contenido o concretos datos objeto del tratamiento… Tus clientes pueden estar tranquilos

-         Entonces, ¿no tengo que dar a la Agencia de protección de datos nombres de personas?

-         No, salvo el tuyo como titular del fichero, claro está

-         Y después de inscribir el fichero, ¿hay alguna obligación?

-         Sí, básicamente la de asegurar la conservación de los datos personales de tus clientes, evitando el acceso a los mismos de cualquier tercero

-         Y si el cliente quiere acceder a sus datos, ¿se lo debo permitir o son datos de mi propiedad?

-         El fundamento de la ley protectora de datos personales es la de que tu cliente disponga de los datos que te cedió para una determinada finalidad (el tratamiento odontológico, la defensa en juicio, etc.) en cualquier momento, y que pueda acceder fácilmente a ellos, rectificarlos, oponerse a su tratamiento o a que sean cancelados de tus ficheros (derechos ARCO).

En resumen: todo profesional, empresa o institución (Administraciones públicas, ONGs, Iglesia Católica u otras confesiones religiosas, etc.) que, para las finalidades propias de su actividad, posea cualquier tipo de datos personales (identificación, domicilio, contacto, imágenes, sonidos, pruebas radiológicas, cuentas bancarias, cuestionarios psicotécnicos, etc.) de personas físicas, sean o no clientes o usuarios, integrados en un fichero, tiene la obligación de inscribir éste en el Registro de la AEPD, conservar tales datos adoptando las medidas necesarias para su seguridad e integridad y cancelarlos cuando la finalidad para la que fueron recabados haya sido cumplida. Entre tanto, los datos estarán siempre a disposición de la persona a la que se refieran.